Formulare für Materialanforderungen für ein einheitliches Zusammentragen von Materialbedarf
Verschiedene Abteilungen und örtlich getrennte Baustellen sowie Kundeneinsätze machen es für einen zentralen Einkauf nicht immer einfach, die Beschaffung von Material fließend und ohne hohe Wartezeiten umzusetzen. Dies ist jedoch die Basis für einen reibungslosen Betriebsablauf ohne Verzögerungen. Mit Hilfe von
Warenwirtschafts-Formularen, die jeder Ihrer Mitarbeiter immer griffbereit hat, können Sie Fehlerquellen, Rückfragen und Verzögerungen vermeiden.
Allumfassende Angaben im Rahmen der Materialanforderung
Eine Materialanforderung muss so aufgebaut sein, dass in dem
Formular alle wesentlichen, für die Bestellung notwendigen, Parameter aufgeführt sind. Diese Anforderungen an den jeweiligen Vordruck können sehr unterschiedlich gehalten sein. Hier kommt es auf die individuellen Anforderungen in Ihrem Unternehmen an. Während bei der Rohstoffanforderung Abmessungen und Gewichte eine Rolle spielen, spielen in Abteilungen, in denen es um die Anforderung von Technik und Büromaterial geht, ganz andere Spezifikationen eine Rolle. Hier sollten direkte Bestellnummern vermerkt werden. Diese sind eindeutig und machen es für den Einkäufer deutlich leichter, das passende Produkt zu ordern.
Bestands- und Terminverwaltung
Materialanforderungen, die Produkte oder Rohstoffe für den fortlaufenden und widerkehrenden Verbrauch ausweisen, sollten zudem über eine Bestandsspalte und eine Monats- oder Wochenverbrauchsspalte verfügen. Dadurch wird vermieden, dass zu spät oder zu früh eine
Bestellung ausgelöst wird. Eingelagerte Materialien binden Firmenkapital, dies ist genauso ungünstig wie die zu späte Bestellung und somit die Auslösung einer Arbeitsverzögerung. Gerade bei Terminbestellungen, dies ist meist bei Auftragsbestellungen der Fall, ist eine gesonderte Spalte zur Angabe des nötigen
Liefertermins vorteilhaft. So kann neben der allgemeinen Bestellung sofort überblickt werden, wenn ein bestimmter Artikel zu einem Fixtermin benötigt wird.
Einheitlichkeit
Einheitliche Formulare machen es leichter, nach dem gewünschten Artikel in der Vielzahl von Herstellern und Lieferanten zu suchen und die richtige Auswahl zu treffen. Durch die einheitlichen Angaben kommt es zu einer geringeren Fehlerquote in der Bestellung und Rücksendungen, damit verbundene Kosten werden vermieden. Eine schnelle Erfassung und eine Optimierung der Arbeitsabläufe in Ihrer Einkaufsabteilung werden so sichergestellt.
Durchschlag
Durch selbstdurchschreibende Formulare, wird es möglich, dass sowohl der Besteller als auch der Einkäufer den genauen Überblick über die getätigten Bestellungen und die Anforderungen behalten. Doppelbestellungen können so vermieden werden.
Formatfrage
Das Format DIN A6 ist für die Materialanforderungen bestens geeignet, wenn Sie sich auf Baustellen und im Kundenservice bewegen. Sie sind leicht unterzubringen und immer griffbereit ohne dabei sperrig zu sein. Im Bürobereich wird meist auf Materialanforderungsformulare in DIN A5 zurückgegriffen, da diese sich zudem gut für die Ablage eignen und die einzelnen Blätter gut archiviert werden können. Eine Einbindung in festen Karton, verhindert das die einzelnen Seiten des Formularheftes verschmutzt und unbrauchbar werden.
Zum Expertenwissen
