Die Telefonnotiz als zur Gedankenstütze oder Weitergabe wichtiger Informationen
In der täglichen
Bürokommunikation dreht sich viele um die Weitergabe von Informationen. Praktische Hilfsmittel können Sie dabei unterstützen. Telefonnotizen sind hilfreich, wenn Sie beispielsweise einen Anruf für einen Kollegen annehmen. Aber auch bei Ihren eigenen Telefonaten kann eine Notiz gute Dienste leisten. Die Dokumentation des Gesprächs wird verbessert und Sie können das Telefonat einwandfrei aufbereiten und wieder geben, so gehen keine wichtigen Inhalte verloren.
Telefonnotizen bieten genügend Platz, um alle wichtigen Inhalte zu einem Anruf präzise zu erfassen. Sinnvoll sind
Formulare und Vordrucke, die bereits bestimmte Felder integriert haben, damit keine Informationen verloren gehen. Zusätzlich können kleine Arbeitsanweisungen vermerkt werden.
Ihr Vordruck sollte folgende Informationen enthalten:
- Datum/Uhrzeit
- Anruf für
- Name des Anrufer
- Firma/Ort
- Telefonnummer
- E-Mail; Faxnummer
- Grund des Anrufes
- Anruf angenommen durch
Ankreuzmöglichkeiten:
... Hat angerufen und wird nochmals anrufen
... Bittet um Rückruf
... Termin
... Bittet um …
Unterschiedliche Formate
Telefonnotizen gibt es in den unterschiedlichsten Größen. In der Regel entspricht das Format DIN A7 bis DIN A5, hin und wieder gibt es auch Sondergrößen wie DIN A4. Während der Abreißblock als Standard gilt, existieren mittlerweile auch Telefonnotizen als
Haftnotiz- oder
Durchschreibblock.
Unsere Tipps
- Notizzettel und Stift sollten stets griffbereit neben dem Telefon liegen. Lassen Sie sich nicht während des Gesprächs dazu verleiten, schon sämtliche Felder auszufüllen, da dies zu sehr vom eigentlichen Telefonat ablenkt.
- Notieren Sie nur die grundsätzlich erforderlichen Angaben während des Anrufs und ergänzen Sie nach dem Gespräch Ihre Aufzeichnungen.
- Kurze, knappe Stichworte sind völlig ausreichend. Wichtiger als ausführliche Niederschriften sind Vollständigkeit, Verständlichkeit sowie Lesbarkeit.
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