Buchstabenregister - schneller Zugriff gesichert
Ordnungssysteme und Hilfsmittel dürfen in keinem Büro fehlen. Wo keine Ordnung herrscht, regiert das Chaos und das schnelle Finden von Unterlagen wird zur Farce. Durch
Register wird das Sortieren innerhalb von Ordnern möglich. Mit Hilfe von Buchstabenregistern kann eine alphabetische Sortierung und Abgrenzung einzelner Vorgänge vorgenommen werden. Besonders interessant sind alphabetische Ablagen, wenn es um Personen- oder Firmennamen geht.
Format
Die Frage nach dem Format spielt eine entscheidende Rolle, denn schließlich ist die Auswahl an Papierformaten groß und viele verschiedene Ablage- und Archivierungsmöglichkeiten sind erhältlich. Orientieren Sie sich einfach an dem verwendeten
Ordnungsmittel oder dem genutzten, zu sortierenden Papier. Entspricht das Papier und der
Ordner dem Format A5, ist ein Buchstabenregister im Format A5 die richtige Wahl. Verwenden Sie Papier im Format A4, greifen Sie auch beim Register auf dieses Format zurück.
Auch die Anordnung und Archivierungsmethode ist zu berücksichtigen. Soll das Buchstabenregister im Ordner genutzt werden, kommt eine hochformatige Teilung in Frage. Bei
Hängeregistern kann für einen schnelleren Überblick eine Querteilung von Vorteil sein.
Buchstabenverteilung
Eine der wichtigsten Fragen bei der Auswahl des Buchstabenregisters ist die Buchstabengliederung. Es werden häufig Zusammenschlüsse von nicht so häufig verwendeten Anfangsbuchstaben genutzt. Prüfen Sie, ob sich diese Eigenschaft mit Ihren Anforderungen deckt, sonst kann es leicht passieren, dass Sie das Register nicht optimal nutzen können.
- Die herkömmliche Untergliederung kann bei Artikelnummern mit unterschiedlichen Buchstabenführungen zur Herausforderung werden. Bei solchen Anwendungen achten Sie bitte genauestens auf die einzelnen Unterteilungen. Die Zusammenfassung von zwei oder mehreren Buchstaben sollte dann vermieden werden. Wählen Sie im Zweifelsfall ein Buchstabenregister aus, das für jeden Buchstaben des Alphabets ein einzelnes Blatt vorsieht. Bei der Sortierung nach Namen passen die zusammengefassten Register meist gut. Da mit Q beginnende Bezeichnungen weniger häufig vorkommen, ist eine Zusammenfassung an dieser Stelle gerechtfertigt.
- Prüfen Sie zusätzlich, ob Sie zusätzlich zu den normalen Buchstaben auch die Kombination ST, SP oder SCH benötigen. Durch die Verwendung der zusätzlichen Gliederung kann häufig eine bessere Zuordnung und Sortierung und somit ein schnellerer Zugriff gewährleistet werden.
- Achten Sie bei der Anzahl der Teile und bei der Art der Aufteilung der Buchstaben darauf, dass eine ausreichende Untergliederung gewährleistet ist. Je mehr Teile das Buchstabenregister hat, umso leichter werden Sie später die benötigten Unterlagen finden.
Lochung
Damit das Buchstabenregister gleich eingelegt werden kann und zur Benutzung zur Verfügung steht, sind bereits gelochte Blätter sinnvoll. Durch die bereits vorhandene Lochung wird eine ideale Passform im Ordner gewährleistet. Kein Verrutschen mit dem
Locher mehr, die das Register am Ende überstehen lässt, weil die Einstellung nicht richtig gewählt wurde.
Berücksichtigen Sie auch die Art der Lochung, zum Beispiel ob eine einfache Lochung mit zwei Löchern oder eine erweiterte mit einer Viererlochung für den Ordner notwendig ist. Ringbuchordner erfordern auch dafür geeignete und der Lochung angepasste Register. Prüfen Sie, welche Heftung in dem verwendeten Ordner vorliegt. Standard ist meist die Zweilochvariante oder wählen Sie Buchstabenregister mit Eurolochung aus.
Lochverstärkungen sollten, gerade bei Buchstabenregistern aus Pappe oder Papier, nicht fehlen, um den Belastungen durch häufiges Bewegen stand zu halten. Ein Ausreißen der Löcher wird vermieden und das Buchstabenregister ist dadurch länger haltbar.
Materialwahl
Bei häufiger Verwendung sollte das Buchstabenregister aus Kunststoff bestehen. Das Material ist robust und hält viel aus. Wenn viel
Papier abgeheftet wird und das Register oft bewegt wird, ist dies besonders wichtig. Kunststoffregister sind für im Büroalltag genutzte Ordner die richtige Wahl.
- Kartonregister eigenen sich für Anwendungen, bei denen kleinere Mengen von Papier einsortiert und bewegt werden. Der entscheidende Vorteil dieser Buchstabenregister ist die Möglichkeit, eine zusätzliche Beschriftung vorzunehmen. So kann auf dem Registerblatt vermerkt werden, welche genauen Unterpunkte abgeheftet sind, Vermerke über Entnahmen oder Einlagen können ebenfalls gemacht werden. Dadurch ist gerade bei der Verwendung von Unterlagen durch mehrere Mitarbeiter gewährleistet, dass jeder weiß, wo sich gerade was befindet.
- Papierregister sind für den täglichen Gebrauch nicht geeignet. Sie kommen bei der Archivierung zum Einsatz. Nicht mehr oder kaum genutzte Unterlagen, die aber auf Grund der Aufbewahrungsfristen noch im Archiv verbleiben müssen, können mit Papierregistern sortiert werden.
Geprägt oder gedruckt
Geprägte Taben bieten den Vorteil, dass sich die Buchstaben nicht so schnell abnutzen. Der Griff beim Suchen im Ordner verläuft bei Verwendung eines Buchstabenregisters immer über die Taben. Ist die Beschriftung nur aufgedruckt, können sich die Buchstaben schnell abgreifen und unleserlich werden.
Breite
Damit Sie auch bei der Verwendung von
Heftstreifen oder
Prospekthüllen die Taben der Register nutzen und die Buchstaben noch lesen können, empfiehlt sich ein Buchstabenregister mit Überbreite. Die Buchstabenregister gehen so bis zum Rand des Ordners und verschwinden auch darin, um nicht geknickt zu werden. Sie stehen aber seitlich am Papier ausreichend weit über, um auch bei verbreiterten Abheftungen noch lesbar zu sein.
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