gespraechsnotiz  (28 Angebote unter 29.278.564 Artikeln)Zum Expertenwissen

Mit der Gesprächsnotiz alle wichtigen Informationen festhalten und weitergeben

Gesprächsnotizen sind in Unternehmen aller Branchen und Größen verbreitet. Die nützlichen Formulare erweisen sich in vielen Situationen als unverzichtbar. Bei wichtigen Besprechungen mit Kunden, Geschäftspartnern oder Mitarbeitern halten Sie auf der Gesprächsnotiz die wichtigen Punkte und Informationen fest. Die Notiz-Formulare fungieren als Erfassungsblatt für Aufträge, Anweisungen und Stichpunkte. Später kommen die Notizen als Aktenvermerke in die Ablage bzw. stellen die Grundlage für Briefe, Verträge oder Datenerfassungen dar.

Wodurch zeichnen sich Gesprächsnotizen aus?

Im Vergleich zu reinen Telefonnotizen sind Gesprächsnotizen für alle mündlich weitergegebenen Informationen nutzbar. Dabei spielt es keine Rolle, ob das Gespräch telefonisch oder persönlich stattfand. Bei den diversen Formularen gibt es Unterschiede hinsichtlich der eingedruckten Felder. Einige sind standardmäßig bei nahezu allen Vordrucken vorhanden, andere kommen nur bei einzelnen Gesprächsnotizen vor. 
Diese Felder sind in vielen Fällen vorhanden:

• Datum und Uhrzeit des Gesprächs
• Ankreuzfeld zur Unterscheidung zwischen persönlicher oder telefonischer Unterredung
• Namen der Teilnehmer
• Gegenstand der Besprechung
• Ausreichend Platz für den Gesprächsinhalt
• Unterschrift oder Name des Bearbeiters der Notiz
• Optional kommen diese Felder vor:
• Erweiterte Kontaktdaten mit Firmenname, Anschrift, Telefonnummer usw.
• Anlagen
• Platz oder Auswahlliste zum Ankreuzen für Vermerke der Bearbeitung, beispielsweise: Stellungnahme, Wiedervorlage, zur Kenntnisnahme, erledigt, Termin vereinbaren, Auftrag erledigen, Rückruf, Verteiler

Welche Formate und Varianten gibt es?

Sie können aus einem großen Angebot bedarfsgerechte Formulare wählen, die im Normalfall bereits vorgelocht sind. Unterschiede gibt es zum einen beim Format. Durchgesetzt hat sich weitgehend DIN A5 im Hochformat als handliches Maß, das auch in der Ablage nicht untergeht. Die Farbe ist bei Gesprächsnotizen ebenfalls ein wichtiges Kriterium. Formulare in bunter Farbe fallen auf den ersten Blick unter weißen Papieren auf und werden nicht so leicht zu übersehen. Weiterhin sind sie in den Akten leicht aufzufinden. Sind die Notizen nicht für die Weitergabe an andere vorgesehen und kommen gleich in die Ablage, eignen sich ebenso Formulare auf weißem Papier gut. Gesprächsnotizen sind hauptsächlich als praktischer Abreißblock im Angebot. Daneben gibt es lose Notizblätter zum Einheften in spezielle Ordnersysteme und Zeitplanbücher. 

Vorteile

Bei Besprechungen die Informationen zeitgleich im PC festzuhalten ist selten möglich und würde ohnehin nur vom Gespräch ablenken. Ein Formularblock ist hingegen schnell zur Hand, sodass sich die wichtigsten Daten in Kurzform erfassen lassen, ohne dass dies störend wirkt. Nach dem Gespräch können auf Grundlage der Notizen ausführliche, EDV-gestützte Ausarbeitungen erfolgen. Gesprächsnotizen dienen des Öfteren als Beweis bei Streitsachen; Sie sollten Sie daher immer gut aufbewahren.