Ein Kassenbuch dient zur Erfassung aller Einnahmen und Ausgaben, die mit Bargeld getätigt wurden. Mit diesem Formularbuch behalten Sie immer den Überblick, was sich in der Kasse befindet, wann ein Betrag entnommen und wann ein Betrag hinzu gekommen ist. Sie können genau nachweisen, wie sich der Gesamtsaldo ergeben hat. Ein Kassenbuch ist vorrangig dann zu führen, wenn höhere Beträge eingenommen werden und sich in der Kasse befinden oder wenn mehrere Personen Zugriff auf die Kasse haben. Auch Ihr Steuerberater hat so alle erforderlichen Unterlagen auf einen Blick zusammen.

Es ist wichtig alle, Zahlungsein- und -ausgänge einzeln im Kassenbuch in zeitlicher Reihenfolge zu vermerken. Privateinlagen, Privatentnahmen, Bareinnahmen und Barauszahlungen, Entnahmen zur Einzahlung auf das Konto - alles das muss mit Datum, Definition des Zahlungsverkehres und Betrag im Kassenbuch hinterlegt werden.
Muss ein Eintrag korrigiert werden, darf der alte Eintrag nicht unkenntlich gemacht werden. Der ursprüngliche Eintrag muss noch lesbar sein und das Datum der Korrektur vermerkt werden.
Eintragungen mit Bleistift sind nicht zulässig. Ein Kugelschreiber ist das richtige Schreibutensil, da die Einträge weder mit Korrekturflüssigkeit noch mit einem Radiergummi entfernt werden dürfen und bis zum Ende der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen lesbar sein müssen.

Kassenbücher im Papierformat sind vor allem für Vereine für die Sekretariatskasse oder für Schulen, Kirchen, Tierheime und gemeinnützige Einrichtungen geeignet. Hier entstehen oft geringere Anzahlen als Zahlungsaktivitäten.
Sobald eine größere Anzahl an Zahlungsaktivitäten vorkommt, wird empfohlen, eine Software zu nutzen und Ihr Kassenbuch mittels EDV zu führen.

Alle wichtigen Angaben, die steuerrechtlich gemacht werden müssen, finden Sie in einer übersichtlichen Form in einem Kassenbuch vorgedruckt. Datum, Belegnummer, Buchungstext, Einnahmen in Brutto, Netto und die Mehrwertsteuer, ebenso eine gesonderte Möglichkeit für die Ausgabenauflistung im Bereich Brutto, Netto und Mehrwertsteuer sind vorhanden. So können Sie keine Eintragung vergessen, haben ein perfektes und übersichtliches Buch und keine losen Blätter. Alles ist an der Stelle, wo es auch hingehört; so wird die Steuererklärung zum Kinderspiel.