Personalakte  (41 Angebote unter 30.864.897 Artikeln)Zum Expertenwissen

Der Personalhefter schafft Übersicht

Ein Personalhefter oder eine Personalakte schafft Ordnung in die Unterlagen der Personalwirtschaft. Für jeden Mitarbeiter wird eine Akte angelegt. Die Vielzahl der zu verarbeitenden Informationen wie Personalstammdaten, Vorgänge zum Arbeitsverhältnis und Sozialversicherungsträgern, individuelle Angaben zum Gesundheitszustand, arbeitsrechtliche Maßnahmen, Zeitangaben zur Beschäftigungsdauer, Altersteilzeit und Rente sowie Nebenbereiche (Reisekosten, Beihilfen, Dienstwagen etc.) machen es nicht leicht, die richtige Ordnungsstruktur festzulegen und den passenden Personalhefter zu finden. Mit wenigen Tipps finden Sie dennoch schnell, was Sie brauchen.

Die erste Orientierung gibt das Aufbewahrungssystem für den Personalhefter

Rein äußerlich betrachtet muss der Personalhefter natürlich in Ihr Aufbewahrungssystem passen. Es gibt Hefter, die eine Schiene am Rücken haben und nach unten offen sind oder zwei Schienen am äußeren Aktendeckel haben und nach oben offen sind. Beide besitzen überstehende Haken zur Verwendung in der Hängeregistratur. Andere System bieten mittig eine metallverstärkte Auskerbung, an der der Hefter mit einem Handgriff an eine Aufbewahrungsschiene gehängt wird. Wählen Sie das Modell, das in Ihr System passt.

Einige Informationen zur Ordnungsstruktur

Hängehefter gibt es in der einfachen Form ohne Zwischenblätter für kleine Unternehmen, die betreffs Ihrer Mitarbeiter die Informationen immer im Kopf haben und nur aus Platzgründen die Schreiben ungelocht weghängen. Es gibt aber auch Personalhefter mit Abheftungsmöglichkeit für gelochte Blätter und unterschiedlichen Zwischenregistern bis hin zur Möglichkeit, Dokumente ungelocht zu verwahren.
Bei größeren Firmen wird es zunehmend komplizierter, die richtige Aufteilung zu wählen. Der Mitarbeiter oder Mitarbeitervertretungen haben Rechte auf Akteneinsicht, was bestimmte Bereiche betrifft. Vor diesem Hintergrund sollte die Akte entsprechend in unterschiedliche Register aufgeteilt sein, um Informationen auszugliedern, die diese Rechte nicht betreffen.
Unabhängig von der Ordnungsstruktur der Dokumente, die in jedem Unternehmen individuell ist, haben sich in der Praxis Personalhefter mit fünf oder mehr Unterteilungen als komfortabel erwiesen. Wählen Sie daher den zu Ihrer Ordnungsstruktur passenden Personalhefter. Die Auswahl der Farbe und des Materials ist meist gleich, nur je öfter Personalakten im Umlauf sind, desto stabiler sollte das Material sein.