Trennblätter - Gliederung für mehr Übersicht
Ein Ordner, mehrere Vorgänge, ein Projekt, vielschichtige Unterprojekte - wer kennt es nicht, einen riesigen Papierberg sinnvoll ordnen zu müssen, um den Überblick über die Unmengen an Unterlagen zu behalten?
Ordnungs- und Ablagemittel wie beispielsweise Trennblätter helfen, Ordnung im Büro zu halten.
Platz- und Kostenersparnis
Mit Hilfe von Trennblättern wird es für Sie möglich, in einem
Aktenordner, einer Mappe oder einem
Hefter eine zusätzliche und übersichtliche Unterteilung vorzunehmen. So lassen sich mehrere verschiedene oder aber auch grob zusammenhängende Vorgänge leicht strukturieren. Dies ermöglicht es, mit einer geringeren Ordneranzahl zu arbeiten und somit die Aufnahmekapazität optimal zu nutzen.
Register für ein einfaches Finden
Trennblätter grenzen ganzheitlich ab. Sie sollten passend zum Format des abgelegten Schriftgutes gewählt werden. Durch eine leichte Formatvergößerung, meist als Überbreite bezeichnet, bilden die Trennblätter nach dem Einlegen eine optimale Gliederung. Sie können direkt zum nächsten Vorgang umschlagen, indem Sie sich an den Trennblättern orientieren. Günstig sind auch Trennblätter mit Registerfunktion. Diese Grenzen nicht nur ab, sie ermöglichen gleichzeitig das Beschriften einzelner Dokumentenbereiche. Die Register sind überstehend und versetzt gestaltet, sodass nach dem Abtrennen der nicht benötigten Registerbereiche, die Inhaltsangabe auch ohne permanentes Umschlagen sofort ermittelt werden kann.
Farbenspiel
Farbliche Untergliederungen machen vor allem dann Sinn, wenn es darum geht, innerhalb eines Projektes eine Struktur aufzubauen. Hier können die einzelnen Trennblätter in ihren unterschiedlichen Farben optimal dazu genutzt werden Teilabschnitte zu kennzeichnen, bereits abgeschlossene Projektabschnitte, offene und geplante Projekte gezielt zu sortieren und übersichtlich zu gestalten.
Inhaltsangabe
Neben dem Register und der Farbgebung sollte ein Linienaufdruck vorhanden sein, um die große Trennfläche für Angaben und Informationen über das eingeordnete Schriftgut zu nutzen. Inhaltsangaben ermöglichen eine genaue Übersicht über die abgelegten Dokumente. Zudem kann ein so gestaltetes Trennblatt später bei der Archivierung auch hervorragend als Aktendeckel genutzt werden.
Materialwahl
Die Trennblätter werden durch die Lesezeichenfunktion und das vorhandene Register stärker als die einzelnen Dokumentenseiten belastet. Wichtig ist es daher, einen stabilen Karton zu wählen. Eurolochungen, die verstärkt sein sollten, bieten dauerhaft einen guten Halt in allen herkömmlichen Ordnern.
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