Unterschriftenmappen - gut vorsortierte Unterlagen
Für das Sortieren und Vorlegen der täglichen Post und anderer Unterlagen sind Unterschriftenmappen aus keinem Unternehmen weg zu denken. Mit ihnen wird der Postkorb zur leichtesten Übung. Die Dokumente kommen gut sortiert auf den
Schreibtisch Ihres Vorgesetzten und sind dadurch besonders leicht zu sichten und zu bearbeiten. Kein Blatt geht verloren oder wird übersehen. Durch Unterschriftenmappen, die auch als Pultordner bezeichnet werden, managen Sie die Papierflut für Ihren Chef und sorgen für Übersicht im täglichen Chaos der Eingangspost.
Gut vorsortiert
Sie als zentrale Anlaufstelle im Officemanagement oder im Sekretariat haben tagtäglich mit eintreffenden Unterlagen zu tun. Egal, ob Sie diese den unterschiedlichen Abteilungen zuordnen müssen oder einfach nur für Ihren Chef nach Prioritäten vorsortieren wollen, die Unterschriftenmappe ist ideal für diesen Zweck geeignet.
Günstig ist es, für jede Abteilung eine Unterschriftenmappe zu verwenden, um Missverständnisse zu vermeiden und einen reibungslosen Ablauf des Postrundlaufes zu gewährleisten. Nutzen Sie einfach unterschiedlich farbige Pultordner. Priorisieren Sie die eingelegten Unterlagen. Mit dem richtigen System werden Sie bald mit Ihrem Chef Hand in Hand arbeiten und ein perfektes Zeitmanagement für sich und ihn ermöglichen.
Zusätzlich sollten Sie sich um Ihr eigenes Arbeitssystem Gedanken machen, sich den einen oder anderen Pultordner zulegen. Wiedervorlagen können mit Pultordnern hervorragend überwacht und zuverlässig bearbeitet werden.
Register
Neben der Anzahl der Unterschriftenmappen sind
Register ein sinnvoller Helfer für eine schnelle Übersicht. Taben aus Kunststoff, die durch ihre Materialeigenschaften besonders grifffest sind und Platz für auswechselbare Einschübe und Beschriftungen bieten, sind optimal geeignet, um eine einfache und effektive Sortierung vornehmen zu können.
Register mit alphabetischer Einteilung sind besonders bei themenbezogenen Wiedervorlagen und Sortierungen interessant. Werden Mitarbeiternamen oder die Namen von Geschäftspartnern zur Sortierung genutzt, kann ein solches Register hilfreich sein. Sortieren Sie nach Angebot, Rechnung und Zahlungsbeleg, sind
Buchstabenregister gut geeignet. Allerdings laufen Sie Gefahr, dass die Auslastung des Pultordners nicht optimal ist und zu viele Fächer frei bleiben.
Zahlen werden für eine numerische Sortierung genutzt. Vorgangs- oder Personalnummern können bei solchen Mappen zur Ordnungsgrundlage werden. Auch Abwandlungen zur Nutzung einer Sortierung nach Datum werden mit
Zahlenregistern möglich. Datumsbezogene Register sind besonders bei Wiedervorlagemappen zu empfehlen.
Um Ihr eigenes Ordnungssystem perfekt zu gestalten und keine Wiedervorlage zu verpassen, sollten Sie darauf Wert legen, dass die Registereinschübe eine tägliche Untergliederung von 1 bis 31 aufweisen und zusätzlich eine monatliche Sortierweise ermöglichen, um über den Monat hinweggehende Wiedervorlagen einsortieren zu können.
Fachanzahl und Trennblätter
Damit nichts in der
Mappe übersehen wird, sind Unterschriftenmappen mit einem Sichtloch in den
Trennblättern sinnvoll. Durch dieses eingebrachte Loch im unterteilenden Trennblatt wird es für Sie einfach, auch weiter hinten einsortierte Blätter zu berücksichtigen und nicht zu übersehen. Auch wenn einzelnen oder mehrere Fächer zwischendurch unbenutzt bleiben, behalten Sie die Übersicht und erkennen sofort, dass noch Unterlagen zur Sichtung bereit liegen. Wichtig ist auch, dass die Sichtlöcher in den Trennblättern so angeordnet sind, dass neben dem Standardformat A4 auch andere Formate bemerkt werden.
Günstig ist es, innerhalb der Mappe eine Priorisierung vorzunehmen und die Unterlagen zusätzlich nach Themenschwerpunkten zu sortieren. Wichtige Unterlagen und Terminsachen sollten immer sehr weit oben angesiedelt werden. Werbung zur Sichtung hat einen geringen Stellenwert und kann hinten in der Mappe untergebracht werden.
Je größer das Aufkommen an Post ist, desto mehr Fächer werden benötigt. Soll die gesamte Post vorgelegt werden oder kann bereits von vornherein eine Selektion erfolgen? Wenn Termine gelegt werden sollen und die Mappe zur Organisation der Wiedervorlage dient, ist es besonders wichtig, wie viele Vorgänge im Pultordner unterbracht werden und ob eine datumsorientierte Sortierung mit täglicher Gliederung erfolgen soll. Bestimmen Sie also die Fachanzahl nach Ihrem Bedarf.
Dehnbar und trotzdem stabil
Pultordner werden fast täglich in den Arbeitsalltag eingebunden. Damit die Unterschriftenmappe auch noch nach längerer Gebrauchszeit ansehnlich ist und über eine ausreichende Festigkeit verfügt, ist das Einbandmaterial besonders zu berücksichtigen. Bei sehr stark beanspruchten Mappen sind Sie mit Unterschriftenmappen aus Leinen, Leder oder Kunststoff gut beraten, da eine längere Haltbarkeit des Materials und ein höherer Schutz gegen Verschmutzungen und Beschädigungen gewährleistet wird. Hartpappe kann als kostengünstige Alternative genutzt werden, hat aber den Nachteil, dass Ränder und Ecken schnell abstoßen.
Damit auch dickere Vorgänge und zusammengehörende Seiten ohne Schwierigkeiten in der Unterschriftenmappe Platz finden, achten Sie darauf, dass der Mappenrücken dehnbar ist. Durch diesen Mechanismus bleibt die Mappe auch bei viel Inhalt in der eigentlichen Form und lässt sich gut durchblättern. Einrisse am Rücken werden durch Kunststoffbeschichtungen vermieden.
Fixiert
Damit beim Transport von Schreibtisch zu Schreibtisch nichts aus der Mappe fällt und verloren geht, gibt es Unterschriftenmappen, die mit Eckspanngummis oder längs gespannten Gummis verschlossen werden. Eckspannsysteme sorgen für einen Rundumverschluss der Mappe, längs ausgerichtete Gummis hingegen stellen keine Sperre dar, um Unterlagen vor dem Herausrutschen zu sichern. Sie verhindern aber, dass sich die Mappe ungewollt öffnet.
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